안녕하세요~ 여러분의 행정편익과 권리보호를 위해 도움이 되고자 노력하고 있는 전주 조&김 행정사합동사무소 파트너행정사 김경철 입니다.
오늘의 전문가 컬럼은 '공문서의 개념'이라는 내용으로 알아 보겠습니다.
공문서를 기안하는 담당자조차도 공문서의 개념과 성립기준 및 효력을 모르고 지방자치단체 (이하 ‘지자체’ 라고 한다) 에서 근무하는 경우가 종종 발생되고 있는 것이 현실인 것 같다.
얼마전 의뢰인의 요청에 따라 행정심판을 청구하였는데 행정심판 심리 중 하나의 절차인 현장조사 시에 피청구인 측으로 나온 담당공무원에게 기존에 나온 공문서에 대한 질문시 공문이 이미 성립과 효력이 발생됨에도 이를 모른 체 '기존 공문서는 없어진다' 는 어처구니없는 말을 들어 질문하는 필자를 더욱 황당하게 하는 사건이 이었다.
이게 작금에 현실인지 의문을 품게 할 정도로 당시의 담당자의 답변은 자신들의 행정업무에 근간이 되는 법령자체를 모르는 것 같아 안타까운 마음이 들었다.
명백하게 기안자에 의해서 기안이 된 공문서가 결재권자 또는 위임ㆍ전결 규정에 따라 위임ㆍ전결자의 결재를 득해 공문서번호가 생성되었음에도 ‘어떻게 그런 답변을 하는지’ 매우 궁금하였고, 일이 너무 바빠 잊을 수는 있겠지만, 다시 한 번 공문서 개념에 대해 확인해보라는 필자의 의견에 잘못된 주장을 끝까지 하는 담당자의 모습을 볼 때 정말로 지자체의 공무원들은 공문서의 개념에 대해 안배우고 실무를 다루는지 매우 의구심이 든다.
이에 공문서의 개념에 대해서 오늘은 전문가 컬럼을 작성하고자 한다.
공문서란 행위주체 즉 공적인 기관에서 작성하는 여부에 따라 공문서, 사문서 (일반인 또는 법인) 로 구분이 되고, 공문서는 행정기관 또는 공무원이 직무상 작성하고 처리한 문서 및 행정기관이 접수한 문서를 말하고 있다.
공문서의 개념은 '행정 효율과 협업 촉진에 관한 법률' (이하 ‘행정효율법’ 이라 한다) 에서는 '공문서란 행정기관에서 공무상 작성하거나 시행하는 문서 (도면ㆍ사진ㆍ디스크ㆍ테이프ㆍ필름ㆍ슬라이드ㆍ전자문서 등의 특수매체 기록을 포함한다) 와 행정기관이 접수한 모든 문서를 말한다.' 라고 규정하고 있으며, 전자문서에 대해서는 '행정효율법' 시행령 제3조 제2호에서 '컴퓨터 등 정보처리 능력을 가진 장치에 의하여 전자적인 형태로 작성되거나, 송신ㆍ수신 또는 저장된 문서' 로 규정하고 있다.
'형법' 상의 공문서는 '공무소 또는 공무원이 그 명의로써 권한 내에서 소정의 형식에 따라 작성한 문서' 를 말하며, '민사소송법' 상의 '문서의 작성방식과 취지에 의하여 공무원이 직무상 작성한 것으로 인정한 때에는 이를 진정한 공문서로 추정한다.' ('민사소송법 제356조) 라고 규정되어 있다. (유통대상여부, 문서의 성질에 의한 분류는 별론으로 한다.)
그러면 여기서 공적기관에 작성된 공문서가 언제 성립되고 효력이 언제 발생되는가에 의문을 품을 있는데, 공문서의 성립요건은 ①행정기관의 적법한 권한 범위 내에서 작성, ②위법ㆍ부당하거나 시행 불가능 내용이 아닌 경우, ③법령에 규정된 절차 및 형식을 갖추는 경우
위 3가지의 성립을 요건을 갖추는 경우는 공문서는 성립이 되며, 위를 자세하게 설명하여 보면, 폐기물 인ㆍ허가에 관련된 공문을 지자체의 환경과가 아닌 농림축산과에서 허가 또는 수리하는 경우 등을 들 수 있으며, '행정효율법' 시행규칙 제3조 제1항, 별지 제1호 내지 제2호 서식을 준수한 공문은 그 성립성을 인정하고 있다.
공문서의 성립시기는 '행정효율법' 시행령 제6조 제1항에 따라 '공문서는 결재권자가 해당 문서에 대하여 서명 (서명ㆍ전자이미지서명ㆍ전자문자서명 및 행정전자서명 포함) 의 방식으로 결재함으로써 성립한다.
여기서 결재권자란 행정기관의 장, 법령에 따라 행정권한을 위암받거나 위탁받은 자, 위임전결 또는 대결하는 자를 말한다. ('행정효율법 제3조 제5호')
공문서의 효력발생은 입법주의에 따라 표백 (문서가 성립한 때), 발신주의 (공문서가 상대방에게 발신된 때), 도달주의 (문서가 상대방에게 도달된 때), 요지주의 (상대방이 문서의 내용을 안 때) 가 적용될 수 있지만, '행정효율법' 시행령 제6조 제2항에 따라 공문서가 수진자에게 도달됨으로써 효력이 발생하며, 다시말하면 문서가 상대방의 지배범위 내에 들어가 사회통념상 그 문서의 내용을 알 수 있는 상태가 되었을 때 문서의 효력은 발생된다.
혹시, 사전심사 청구의 회신문 등의 공문서에 대해 ‘정보공개청구’ 및 ‘문서 열람 및 복사’ 를 실시하여 자신이 이미 공문서를 확보한 상태에서 지자체가 이를 부정한다면 이미 성립과 효력이 발생된 공문서는 증거자료로써 효력이 충분하며, 지자체가 이를 부정할 경우 '행정효율법' 을 명백하게 위반함을 설명하면 추후에 불이익은 없을 것으로 판단된다.
댓글